Ekonomická a účtovná agenda

Ekonomická a účtovná agenda 

(daňové a účtovné doklady)

 

Účel spracúvania osobných údajov:

Vystavenie a spracovanie faktúr za zakúpený tovar alebo služby.

Spracovanie ostatných daňových dokladov a bankových výpisov (napr. objednávky, doklady o prijatí platby, dobropisy, zálohové faktúry, potvrdenia o doručení). 

Prijatie, spracovanie a evidencia platieb za objednaný tovar/služby. 

Elektronické doručovanie faktúr na e-mail zákazníka.

Evidencia objednávok a ich vybavenie.

Daňová a účtovná evidencia v súlade s príslušnými zákonmi.

 

Dotknuté osoby alebo kategória dotknutých osôb: 

Zákazník (spotrebiteľ) – fyzická osoba, ktorá:

uskutočnila objednávku,

je príjemcom tovaru alebo služby,

realizuje alebo uskutočnila platbu.

Kategória osobných údajov:

Bežné osobné údaje. 

Zoznam alebo rozsah osobných údajov: 

Prevádzkovateľ spracúva len tie osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na splnenie jednotlivých účelov,  a to najmä:

Základné identifikačné a kontaktné údaje:

meno, priezvisko, titul,

fakturačná adresa (bydlisko),

dodacia adresa (ak sa líši od fakturačnej),

e-mailová adresa,

telefónne číslo.

Údaje o platbe (iba ak sú potrebné):

číslo bankového účtu,

suma, dátum, čas platby, variabilný symbol,

spôsob platby (bankový prevod, platba pri prevzatí dobierky(hotovosť/platobnou kartou), darčeková poukážka).

Údaje v účtovných dokladoch:

číslo faktúry, popis a množstvo tovaru/služieb, splatnosť, obsah objednávky.

 

Právny základ spracúvania osobných údajov:

Zákonnosť spracúvania osobných údajov:

Čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby (objednávka, platba, doručenie, fakturácia).

Čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná (zákonná povinnosť Prevádzkovateľa).

 

Zákonná povinnosť spracúvania osobných údajov:

Zákon č. 431/2002 z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.

Zákon č. 222/2004 z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov.

Zákon č. 513/1991 zb. obchodný zákonník v znení neskorších predpisov.

Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov.

 

Príjemcovia alebo kategória príjemcov, ktorým budú osobné údaje poskytnuté: 

1. Samostatní prevádzkovatelia podľa GDPR

Tieto subjekty spracúvajú osobné údaje vo vlastnom mene a na vlastnú zodpovednosť:

GLS General Logistics Systems Slovakia s.r.o., Budča 1039, 962 33 Budča, IČO: 36 624 942 – doručenie dokladov alebo tovaru, ak je to potrebné pre účely účtovníctva alebo reklamácií.

Slovenská sporiteľňa, a.s., Tomášikova 48, 832 37 Bratislava, IČO: 00 151 653 – spracovanie prijatých platieb, bankové výpisy a ich účtovné spracovanie.

 

2. Sprostredkovatelia podľa čl. 28 GDPR

Tieto subjekty spracúvajú osobné údaje výlučne podľa pokynov prevádzkovateľa:

NetDirect s.r.o. (FastCentrik), Varenská 2723/51, 702 00 Ostrava – Moravská Ostrava, IČO: 24 271 098 – e-shopová platforma, generovanie a evidencia objednávok, ktoré sú podkladom pre účtovníctvo.

STORMWARE s.r.o., Matúšova 48, 811 04 Bratislava, IČO: 36 244 791 – účtovný a ekonomický systém POHODA; spracovanie faktúr, dokladov, skladových pohybov.

Global Payments s.r.o., Karadžičova 2, 821 08 Bratislava, IČO: 35 979 219 – platobná brána GP WebPay; údaje o transakciách.

FRAMAF, s.r.o., Ivánska 20, 900 45 Malinovo, IČO: 35 882 506 – externé vedenie účtovníctva a spracovanie účtovných dokladov v mene prevádzkovateľa.

Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Írsko – služba Gmail, používaná na:

zasielanie faktúr zákazníkom,

prijímanie účtovných dokladov a dokladov od platobných brán,

komunikáciu súvisiacu s účtovnou agendou.

 

Iný oprávnený subjekt na základe čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR):
Osobné údaje môžu byť sprístupnené aj orgánom verejnej moci a iným oprávneným subjektom, ktoré sú oprávnené ich spracúvať na základe osobitných právnych predpisov, a to najmä Finančnej správe Slovenskej republiky (napr. Daňový úrad), Colnému úradu, Slovenskej obchodnej inšpekcii (SOI), orgánom činným v trestnom konaní, súdom, Najvyššiemu kontrolnému úradu Slovenskej republiky, správcom miestnych daní a poplatkov (obce a mestá), ako aj audítorovi alebo daňovému poradcovi, ak spracúvajú osobné údaje v rozsahu stanovenom príslušnými právnymi predpismi.

 

Prenos do tretích krajín:

Osobné údaje nie sú poskytované do tretích krajín.

 

Prenos do medzinárodných organizácií:

Osobné údaje nie sú poskytované do medzinárodných organizácií.

 

Zverejňovanie osobných údajov: 

Prevádzkovateľ osobné údaje nezverejňuje.

 

Oprávnený záujem prevádzkovateľa (podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR): 

Prevádzkovateľ spracúvanie osobných údajov na základe oprávnených záujmov nevykonáva.

 

Doba uchovávania osobných údajov / kritérium jej určenia:

Osobné údaje sa uchovávajú najmenej 10 rokov po skončení účtovného obdobia, ktorého sa týkajú, v súlade so zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a zákonom č. 222/2004 Z. z. o DPH.

Po uplynutí lehoty budú údaje zlikvidované alebo anonymizované podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a interného registratúrneho poriadku prevádzkovateľa.

 

Poučenie o forme požiadavky na poskytnutie osobných údajov od dotknutých osôb:

Poskytnutie osobných údajov je nevyhnutnou podmienkou na uzatvorenie a plnenie zmluvného vzťahu so spotrebiteľom, ako aj na splnenie zákonných povinností Prevádzkovateľa vyplývajúcich z účtovných a daňových predpisov. Neposkytnutie požadovaných údajov znemožní uzatvorenie zmluvy, vybavenie objednávky a riadne plnenie zákonných povinností Prevádzkovateľa.

 

Zdroj osobných údajov: 

Osobné údaje sú získavané najmä:

priamo od zákazníka prostredníctvom objednávkového formulára e-shopu, ktorý slúži ako primárny zdroj údajov pre vystavenie faktúry a súvisiace účtovné doklady,

z následnej komunikácie so zákazníkom (napr. doplnenie údajov alebo zmena údajov na faktúre),

z bankových výpisov (údaje o prijatej platbe),

z platobnej brány (informácia o úspešnej/neudanej transakcii),

od dopravcu (napr. potvrdenie o doručení zásielky, ktoré môže byť účtovným dokladom),

z účtovného systému, v rámci spracovania účtovných dokladov podľa zákona.

 

Informácie o  existencii automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania: 

Prevádzkovateľ vyhlasuje, že na základe získaných osobných údajov nedochádza k automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu vrátane profilovania.